Урок Excel. Фильтры данных

Когда приходится работать с большим массивом данных, будь то таблица со списком сотрудников или прайс-лист с перечнем продукции, очень тяжело сориентироваться и отобрать то, что нужно. Есть мнение, что в Экселе можно составлять базы данных. В целом можно, однотабличные и даже многотабличные, но часто нет смысла. Существуют отдельные программы, специализирующиеся именно на создании и ведении баз данных. Представим, что у нас есть однотабличная БД в Экселе и в ней нужно сделать выборку данных по какому-либо конкретному условию, или нескольким. Проще скажем так: как из большой таблицы быстро и точно извлечь именно то, что нас конкретно интересует. Для этого существуют фильтры. Также есть инструменты для упорядочивания данных по какому-либо конкретному признаку. Но об этом в уроке о Сортировке.

Итак. Имеем список сотрудников фирмы –

 

Фильтр данных в Экселе

 

Предположим нам необходимо отобрать только женщин нашего коллектива, или инженеров, или всех мужчин, работающих с 2006 года.

Для начала нужно установить фильтры на шапку нашей таблицы. Для этого выделяем ее, в меню находим закладку Данные, а там кнопку Фильтр.

 

Фильтр данных в Экселе

 

Нажимаем и видим, что к каждой выделенной нами ячейке прикрепился фильтр.

 

Фильтр данных в Экселе

 

Теперь мы можем с ним работать. Начнем с простого, отберем только женщин. Ищем поле Пол, нажимаем на фильтре данной ячейки и оставляем галочки только возле буквы «ж», которая соответствует женскому полу в примере. С остальных вариантов галочки снимаем.

 

Фильтр данных в Экселе

 

Обратите внимание, что список вариантов формируется из всех имеющихся данных в конкретном столбце. Т.е. если бы мы полностью прописали «мужчина» и «женщина», то именно так бы и выглядел список в фильтре. Итог нашей выборки – остались только женщины.

 

Фильтр данных в Экселе

 

Стоит обратить внимание, что на той ячейке, где был задействован фильтр, значок фильтра изменил свой вид. Это сигнализирует о том, что здесь выполнена фильтрация, и на самом деле сейчас перед нами не вся имеющаяся таблица. Для возвращения всего в первоначальный вид – зайдите снова в фильтр столбца с полом и поставьте галочку напротив «Выделить все».

С тем, чтобы найти всех инженеров – та же ситуация. Нужно зайти в фильтр ячейки Должность и выбрать только инженеров. Но это точные совпадения. А что если нужно найти не конкретное значение, а например всех, у кого оклад больше 20 000. Если выбирать из списка вариантов как в предыдущем примере получится долго и может быть далеко не точно, поскольку придется перебирать варианты в фильтре вручную. Для таких задач есть Числовые фильтры. Они находятся там же, где и обычные. В них можно задать равенство, соотношение и даже рейтинг по цифровым данным. Если нам нужно оставить только людей, у которых оклад больше 20 000, то в фильтре ячейки Оклад выбираем числовой фильтр, далее больше или равно и в высвечивающемся окне ставим 20 000.

 

Фильтр данных в Экселе

Фильтр данных в Экселе

 

Как видно, здесь можно установить 2 условия и соотношение между ними (И или ИЛИ). Нажимаем на ОК. Результат быстр и точен.

 

Фильтр данных в Экселе

 

Чтобы убрать этот фильтр, да и любой другой, нужно зайти в ячейку, где работает фильтр и нажать «Убрать фильтр с …» —

Фильтр данных в Экселе

 

Для столбцов с текстовыми данными также есть особые фильтры «Текстовый фильтр». Там есть команды, более подходящие для текста, такие как: равно, не равно, содержит, не содержит, начинается с, заканчивается с и пр.

 

Фильтр данных в Экселе

 

Фильтры для даты также особые, там можно задать текущий месяц, или год, с начала года и пр.

 

Фильтр данных в Экселе

 

Если, к примеру, нам нужно выбрать мужчин, работающих с 2006 года, то необходимо сделать фильтр на 2 поля. Делаем поочередно – сначала оставляем только мужчин, затем в столбце Дата приема на работу любым удобным способом оставляем все, что с 2006 года. Я оставлю галочки только напротив 2006 года. Можно также воспользоваться Фильтром по дате, выбрать После и ввести в высвечивающемся окне дату типа 1.01.2006.

Фильтр данных в Экселе

 

На рисунке видно, что рядом с годами и галочками есть плюсики. Нажав на плюсик, например, возле 2000 года, Вы увидите месяцы, которые встречаются в таблице, это май, август и октябрь. Таким образом, можно выбрать данные с какого-либо конкретного месяца или дня. Итог:

 

Фильтр данных в Экселе

 

Как видно значки фильтра изменены в ячейках Пол и дата приема на работу, т.е. по этим столбцам был применен фильтр. Убираются фильтры также через кнопку «Убрать фильтр с …». Для сохранения полученной таблицы после фильтрации можно скопировать итоговую таблицу на новый лист или в новый файл, а затем убрать фильтр в исходном файле. Или можно изначально скопировать всю таблицу, потом применить фильтр и сохранить файл. Однако в первом случае получится совершенно новая таблица без следов каких-либо еще данных, которые отсеял фильтр. Во втором случае все данные таблицы остаются на месте, а отображается только то, что удовлетворяет критериям выборки. Таким образом, можно в любой таблице с любыми данными быстро и точно сделать выборку нужной информации.

 

Скачать пример из урока: Фильтры в excel скачать

 

comments powered by HyperComments