Урок Excel. Сортировка данных

Сортировка данных – упорядочивание информации по заданным критериям. В отличие от фильтров, сортировка не делает выборку данных, а приводит их к нужному виду, задает порядок. Работа с фильтрами описана в уроке Фильтры данных. Самое простое – упорядочить фамилии людей или названия чего-либо по алфавиту, или какие-то цифровые данные по возрастанию или убыванию, возможно даже отсортировать данные по времени (дате). На примере рассмотрим, как это работает.

Итак, есть исходная таблица с фамилиями сотрудников, их возрастом, окладом и пр.:

 

Сортировка данных в Экселе

 

Попробуем отсортировать сотрудников по алфавиту. Для начала выделим всю таблицу кроме шапки (это обязательно, иначе может произойти сортировка только фамилий, а остальных данных нет, что приведет к несоответствию). Затем найдем в разделе Данные кнопку Сортировка от А до Я :

 

Сортировка данных в Экселе

 

Наш результат:

 

Сортировка данных в Экселе

 

Это простая сортировка. Сложная скрывается под большой кнопкой «Сортировка», которая находится в том же месте. Предположим нам надо отсортировать таблицу сначала по должности, а затем по дате приема на работу, чтобы видеть самых опытных работников одной и той же должности. Для этого выделяем всю таблицу, вместе с шапкой (так удобнее будет). Нажимаем на большую кнопку Сортировка в разделе Данные.

 

Сортировка данных в Экселе

 

Далее перед нами возникает окно:

 

Сортировка данных в Экселе

 

Слева видим «Сортировать по»  выпадающий список, который сформировался из шапки таблицы. Если бы мы при выделении не захватили бы шапку, то здесь в списке были варианты типа «Столбец А, Столбец Б» и т.д. Выбираем Должность в этом списке вариантов. Затем указываем, что сортировка должна производиться по значениям, а не по цвету ячейки или цвету шрифта (бывают случаи, когда данная функция довольно полезна). И определяем порядок – от А до Я или наоборот. При указывании порядка есть вариант Настраиваемый порядок, там можно выбрать другие варианты — по месяцам, по дням недели или придумать порядок самому. Сейчас мы сделали все для сортировки по столбцу Должность, но еще нужно, чтобы среди людей одной и той же должности отсортировались наиболее опытные сотрудники и неопытные. Для этого в данном окне нажимаем на кнопку Добавить уровень.

 

Сортировка данных в Экселе

 

Появится еще один уровень сортировки и возле него будет надпись «Затем по», это означает, что сортировка по этому критерию будет произведена после той или тех, что находятся выше по уровню. Указываем, что здесь сортировать надо по полю Дата приема на работу, тоже значения и Порядок – от старых к новым.

 

Сортировка данных в Экселе

 

Таким образом, можно задать много уровней, максимальное количество зависит от количества столбцов в конкретной таблице. Наш результат:

Сортировка данных в Экселе

 

Как видно должности теперь идут по порядку, сначала бухгалтера, потом директор, инженеры и т.д. Но это не все. Список инженеров, например, отсортирован так, что сначала по списку люди с большим опытом. Сначала инженер, который работает с 2005 года, затем который пришел на должность в 2008, и потом который работает с 2010 года. Точно так отсортированы все должности.

Бывают случаи, когда таблицу нужно отсортировать ориентируясь не на столбцы, а на строки, т.е. шапка сделана вертикально. В таком случае в окне Сортировка необходимо нажать кнопку Параметры и поставить галочку напротив Столбцы диапазона вместо Строки диапазона, как стоит по умолчанию.

Еще способ добраться до сортировки – через установку фильтров. Для этого надо выделить шапку таблицы, в разделе Данные нажать на кнопку Фильтры и в самих уже фильтрах для каждой ячейки найти сортировку.

 

Сортировка данных в Экселе

 

 

На рисунке указаны варианты от минимума к максимуму и наоборот, потому что в столбце находятся только числа. Если бы там был текст, то был бы вариант по алфавиту и наоборот, если даты – от старых к новым и от новых к старым. Здесь также есть Сортировка по цвету и далее Пользовательская сортировка. Нажав на нее, попадаем все на то же окно Сортировки, где мы настраивали упорядочивание по должностям и опыту. Не совсем логично, но там скрывается не только сортировка по цвету, а любая сортировка, которую можно настроить. Нет ничего сложного, главное – соблюдайте логику и последовательность своих действий и результат будет быстрым и точным.

 

Скачать пример из урока: Сортировка в excel скачать

 

comments powered by HyperComments
Best Writing Service
2017-01-12 18:33:28
<strong>Best Writing Service</strong> Get an expert academic writing assistance! We can write any paper on any subject within the tightest deadline.